Arbeitsplatzgestaltung: So schaffst du eine gesunde und produktive Arbeitsumgebung

Ein Großteil der Arbeitnehmer:innen arbeitet Vollzeit und verbringt somit mindestens 8 Stunden täglich bei, oder zumindest mit, der Arbeit. Neben körperlich herausfordernden Jobs gibt es auch viele Bürotätigkeiten, die mit stundenlangem Sitzen verbunden sind. Die Arbeitsbedingungen unterscheiden sich von Branche zu Branche und Position zu Position stark – Arbeitgeber müssen sich also individuell Gedanken darüber machen, wie die ideale Arbeitsplatzgestaltung im eigenen Unternehmen aussieht. Klar ist, dass die Arbeitsumgebung wichtig für die körperliche und mentale Gesundheit ist und somit auch über die gesetzlichen Bestimmungen hinaus ausreichend Beachtung vom Management finden sollte.

In diesem Artikel erfährst du, warum optimale Arbeitsbedingungen so wichtig sind, welche Formen der Arbeitsplatzgestaltung es gibt und warum Sport und Bewegung Bestandteil moderner Arbeitsplatzkonzepte sein sollten. 

Was versteht man unter Arbeitsplatzgestaltung?

Die Arbeitsplatzgestaltung umfasst die systematische Planung und Optimierung von Arbeitsplätzen, um die Mitarbeitergesundheit, Sicherheit und das Wohlbefinden im Unternehmen zu fördern.

Unter Arbeitsplatzgestaltung versteht man die systematische Planung und Optimierung der Arbeitsplätze, um die Effizienz und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden bei der Arbeit zu fördern. Dabei spielen ergonomische, psychologische, technische sowie organisatorische Faktoren eine zentrale Rolle. Ziel der Arbeitsplatzgestaltung ist es, produktives Arbeiten ohne Gesundheitsgefährdung zu ermöglichen. Das umfasst sowohl die Ausstattung mit geeigneten Möbeln und Beleuchtung als auch die Schaffung einer angenehmen und funktionalen Arbeitsumgebung durch das Management.

Warum ist eine durchdachte Arbeitsplatzgestaltung so wichtig?

Eine durchdachte Arbeitsplatzgestaltung ist sowohl für die physische als auch die psychische Mitarbeitergesundheit essenziell. Sie mindert Sicherheitsrisiken und beugt Rückenschmerzen und anderen Krankheiten vor. Das sorgt langfristig für verbessertes Employee Wellbeing und weniger Personalfluktuation. 

Eine durchdachte Gestaltung von Arbeitsplätzen ist essenziell, um sowohl die physische als auch die mentale Gesundheit der Mitarbeiter:innen zu schützen. 

Ein schlecht gestalteter Arbeitsplatz kann zu körperlichen Beschwerden wie Rückenschmerzen, Nackenverspannungen oder Augenproblemen führen. Insbesondere das lange Sitzen, wie es in vielen Berufen üblich ist, wird als problematisch angesehen. Denn langes Sitzen gilt heute als „das neue Rauchen“. Daher ist es wichtig, Bewegung in den Arbeitsalltag zu integrieren. Ergonomie kann durch Hilfsmittel wie Stehschreibtische, dynamische Sitzmöglichkeiten und regelmäßige Bewegungspausen erreicht werden und somit gesundheitliche Risiken minimieren. Schon kleine Veränderungen, wie das Einbauen von kurzen Gehpausen oder Dehnübungen, können große Effekte für die Mitarbeitergesundheit haben. Auch eine Firmenfitness Mitgliedschaft kann Mitarbeitende dazu motivieren, häufiger sportliche Aktivitäten in den Alltag zu integrieren.

Zudem haben die Arbeitsumgebung und das Betriebsklima einen direkten Einfluss auf die mentale Gesundheit und die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit. Ein zu lauter oder unorganisierter Arbeitsplatz kann Stress bis hin zum Burnout begünstigen. Maßnahmen wie ruhige Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten, Pflanzen zur Verbesserung der Raumluft und natürliche Lichtquellen können das Stresslevel senken und die Kreativität sowie Produktivität fördern. Auch Farben und Dekorationen können Einfluss auf die Stimmung und das allgemeine Employee Wellbeing nehmen.

Unternehmen, die in eine durchdachte Arbeitsplatzgestaltung investieren, profitieren also von geringeren Krankheitsausfällen, höherer Produktivität und geringerer Mitarbeiterfluktuation.

Bereiche der Arbeitsplatzgestaltung und jeweilige Maßnahmen

Es gibt verschiedene Ansätze zur Arbeitsplatzgestaltung, die sich je nach Branche, Arbeitsumfeld und den spezifischen Bedürfnissen der Mitarbeiter:innen unterscheiden. Die wichtigsten Formen sind:

Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung: 

Ergonomie am Arbeitsplatz bezieht sich auf die Anpassung der Arbeitsumgebung an die physischen Bedürfnisse der Beschäftigten. Somit können Fehlhaltungen, Überlastungen und langfristige Gesundheitsschäden präventiv vermieden werden. Ein gut gestalteter Arbeitsplatz fördert eine natürliche Körperhaltung, reduziert die Belastung von Muskeln und Gelenken und kann das Risiko von Erkrankungen wie Rücken- oder Nackenschmerzen minimieren. Auch ergonomische Beleuchtung und eine angenehme Raumtemperatur spielen eine Rolle, um Ermüdungserscheinungen vorzubeugen. Außerdem ist es wichtig, regelmäßige Pausen und Bewegung in den Arbeitsalltag zu integrieren, um die Durchblutung zu fördern und die Konzentrationsfähigkeit zu verbessern.

Organisatorische Arbeitsplatzgestaltung:

Die organisatorische Gestaltung der Arbeitsplätze konzentriert sich auf die strukturierte Anordnung von Arbeitsprozessen und Aufgaben. Hierbei geht es darum, Arbeitsabläufe übersichtlich zu gestalten und somit die Effizienz und Produktivität zu erhöhen. Ein zentrales Element der organisatorischen Gestaltung von Arbeitsplätzen ist die optimale Planung von Aufgaben. Dies kann durch klare Priorisierungen, die Verwendung von To-do-Listen oder digitalen Projektmanagement-Tools unterstützt werden. Auch die Vermeidung von Ablenkungen und unnötigen Unterbrechungen trägt zu einem effizienten Arbeitsalltag bei.

Ein aufgeräumter und gut strukturierter Arbeitsplatz fördert ebenfalls die Organisation. Alle benötigten Materialien und Informationen sollten griffbereit und übersichtlich angeordnet sein, um Zeit für unnötige Suchvorgänge zu sparen. Zudem können klare Verantwortlichkeiten und eine gut funktionierende Kommunikation innerhalb von Teams sicherstellen, dass Arbeitsabläufe reibungslos und ohne Missverständnisse verlaufen.

Technologische Arbeitsplatzgestaltung: 

Die technologische Gestaltung der Arbeitsplätze bezieht sich auf die optimale Nutzung von Technologie, um Arbeitsprozesse zu vereinfachen und die Zusammenarbeit zu verbessern. Dabei spielen die Auswahl und der Einsatz von Hard- und Software eine entscheidende Rolle. Moderne technische Lösungen helfen nicht nur dabei, Routineaufgaben zu automatisieren, sondern ermöglichen auch flexibles Arbeiten und eine bessere Vernetzung der Mitarbeiter:innen.

Ein wichtiger Aspekt hierbei ist die Ausstattung mit leistungsfähiger Hardware, um eine reibungslose und komfortable Arbeit zu gewährleisten. Auf der Softwareseite sorgen digitale Tools für effizientere Abläufe. Cloud-Dienste ermöglichen es Teams, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, während Projektmanagement-Software Transparenz über den Arbeitsfortschritt schafft. Automatisierungs- und KI-gestützte Lösungen übernehmen Routineaufgaben wie Datenanalyse, Terminplanung oder Kundensupport und entlasten so die Mitarbeiter:innen. Insgesamt trägt eine durchdachte technologische Arbeitsplatzgestaltung dazu bei, Zeit und Ressourcen zu sparen, die Flexibilität zu erhöhen und die Arbeitsqualität zu verbessern. Unternehmen, die auf moderne Technologien setzen, profitieren von einer höheren Effizienz, besserer Kommunikation und einer gesteigerten Innovationskraft.

Welche gesetzlichen Vorschriften gibt es bei der Arbeitsplatzgestaltung?

In den jeweiligen Bereichen der Arbeitsplatzgestaltung gibt es verschiedene gesetzliche Vorschriften, die auf die Verbesserung der Gesundheit und Sicherheit der Beschäftigten abzielen. Hier sind die wichtigsten rechtlichen Vorgaben für verbesserte Arbeitsbedingungen in den drei Bereichen:

1. Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung

Die gesetzliche Grundlage für die Ergonomie am Arbeitsplatz ist in Deutschland vor allem durch das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die zugehörigen Verordnungen geregelt:

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Dieses Gesetz verpflichtet Unternehmen, die Arbeitsplätze so zu gestalten, dass die Gesundheit der Beschäftigten nicht gefährdet wird. Ergonomische Maßnahmen wie der Einsatz höhenverstellbarer Schreibtische und ergonomische Stühle fallen unter diese Verpflichtung.
• Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV): Diese Verordnung enthält spezifische Anforderungen an die Gestaltung von Arbeitsstätten, einschließlich ergonomischer Anpassung des Arbeitsplatzes, wie z. B. die richtige Beleuchtung, Belüftung und Raumgestaltung.
• Bildschirmarbeitsverordnung: Hier werden Vorschriften zur ergonomischen Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen festgelegt. So etwa die optimale Anordnung von Bildschirm, Tastatur und Maus, sowie regelmäßige Pausen zur Entlastung der Augen und des Bewegungsapparats.
• Technische Regeln für Arbeitsstätten (ASR A1.2): Detaillierte Vorgaben ergonomischer Einrichtung des Arbeitsplatzes, insbesondere in Bezug auf Raumaufteilung und Bewegungsfreiheit im Büro.

2. Organisatorische Arbeitsplatzgestaltung

Die organisatorische Arbeitsplatzgestaltung ist rechtlich vor allem durch Regelungen des Arbeitsschutzes und des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) geprägt:

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Dieses Gesetz regelt die Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten von Arbeitnehmer:innen. Die richtige Planung von Pausen und die Vermeidung von Überlastung durch übermäßige Arbeitszeit gehört zur organisatorischen Gestaltung des Arbeitsplatzes.
• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Neben der Ergonomie betrifft das ArbSchG auch die Organisation der Arbeit. Hierbei verpflichtet es den Arbeitgeber, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter:innen zu überwachen und Maßnahmen zur Vermeidung von Stress und Überlastung zu ergreifen.
• Gefährdungsbeurteilung (§ 5 ArbSchG): Laut dieses Gesetzes ist der Arbeitgeber verpflichtet, alle Gefährdungen der physischen und psychischen Gesundheit am Arbeitsplatz zu bewerten und geeignete organisatorische Maßnahmen zu ergreifen.
• Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG): Dieses Gesetz gibt Betriebsrät:innen Mitbestimmungsrechte bei der Einführung von neuen Arbeitsorganisationsstrukturen oder -prozessen.

3. Technologische Arbeitsplatzgestaltung

Auch die technologische Arbeitsplatzgestaltung ist durch gesetzliche Regelungen zum Arbeitsschutz und zur Sicherheit im Umgang mit Technik festgelegt:

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Der Schutz personenbezogener Daten bei der Nutzung von Technologien wie Cloud-Diensten und Kommunikationstools ist essenziell. Arbeitgeber sind verpflichtet, den Datenschutz und die Sicherheit der Arbeitnehmerdaten zu gewährleisten.
• IT-Sicherheitsgesetz: Dieses Gesetz verpflichtet Unternehmen dazu, angemessene Maßnahmen zur IT-Sicherheit zu treffen. Nur so kann ausreichend Schutz vor Cyberangriffen gewährleistet werden. Dazu gehören auch sichere Technologien am Arbeitsplatz, etwa durch regelmäßige Updates und den Schutz vor Datenverlust.
• Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV): Die Arbeitsstättenverordnung enthält auch Vorgaben zur technischen Ausstattung der Arbeitsplätze, insbesondere in Bezug auf Bildschirmarbeitsplätze. Dies betrifft Anforderungen an die ergonomische Nutzung von Computern und anderen technischen Geräten.
• Gesetz über technische Arbeitsmittel und Verbraucherprodukte (ProdSG): Dieses Gesetz stellt sicher, dass technische Arbeitsmittel sicher und geeignet sind und den ergonomischen und sicherheitstechnischen Anforderungen entsprechen.

Zusammengefasst gibt es in jedem Bereich der Arbeitsplatzgestaltung verschiedene rechtliche Vorschriften, die auf eine sichere, effiziente und gesundheitsfördernde Arbeitsumgebung abzielen. Arbeitgeber sind verpflichtet, diese Vorschriften zu beachten und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um den Schutz und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden zu gewährleisten.

Homeoffice und Remote Work: Wie sieht die richtige Gestaltung für hybrides Arbeiten aus?

Bei hybriden Arbeitsplatzmodellen ist eine durchdachte Gestaltung der Arbeitsumgebung besonders wichtig. Denn wenn Mitarbeitende aus dem Homeoffice oder anderen Orten arbeiten, kann das die Zusammenarbeit erschweren und den Einfluss des Arbeitgebers auf den Arbeitsplatz reduzieren. Um die Arbeitsbedingungen trotzdem möglichst optimal zu gestalten, sollte das Management folgende Faktoren beachten:

Für die Ergonomie im Homeoffice sind die gleichen Prinzipien wie im Büro wichtig. Um eine solche Arbeitsumgebung auch Zuhause zu fördern, können Arbeitgeber zum Beispiel ein Budget für einen ergonomischen Schreibtischstuhl mit verstellbarer Rückenlehne, einen höhenverstellbaren Tisch, eine ergonomische Tastatur oder einen Beitrag zur Beleuchtung bereitstellen. Außerdem sollte auch der Arbeitsplatz im Homeoffice frei von Ablenkungen sein, um konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen.

Auf technologischer Ebene ist es entscheidend, dass Mitarbeiter:innen über die notwendige technische Ausstattung verfügen. Dazu gehören leistungsstarke Laptops, eine stabile Internetverbindung sowie Software-Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit. Cloud-basierte Lösungen und Videokonferenz-Tools ermöglichen es, flexibel auf Informationen zuzugreifen und mit dem Team vernetzt zu bleiben. Die Datensicherheit spielt dabei eine zentrale Rolle, sodass Unternehmen geeignete IT-Sicherheitsvorkehrungen treffen müssen, um sensible Informationen zu schützen.

Organisatorisch ist es wichtig, klare Strukturen für das hybride Arbeiten zu schaffen. Das umfasst beispielsweise die Festlegung von Regelungen, wie häufig die Anwesenheit im Büro gewünscht ist. Regelmäßige Teammeetings und eine transparente Kommunikation sind außerdem essenziell, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden – unabhängig vom Arbeitsort – auf dem gleichen Stand sind. Zudem sollten Pausen und Arbeitszeiten auch im Homeoffice gut geplant sein, um Überlastung und die Vermischung von Arbeit und Privatleben zu vermeiden.

Insgesamt erfordert hybrides Arbeiten flexible und gut durchdachte Ansätze in der Arbeitsplatzgestaltung, um die Mitarbeiterzufriedenheit und eine ausgeglichene Work-Life-Balance weiterhin zu gewährleisten.

Flexibilität und Wohlbefinden durch Firmenfitness: Urban Sports Club als Teil der Arbeitsplatzgestaltung

Neben der physischen und psychischen Gestaltung des Arbeitsplatzes spielt auch Bewegung eine entscheidende Rolle für das Wohlbefinden der Belegschaft. Firmenfitness von Urban Sports Club bietet eine flexible Möglichkeit, regelmäßige Bewegung in den Arbeitsalltag zu integrieren. Urban Sports Club ermöglicht Mitgliedern Zugang zu einer Vielzahl von Sport- und Wellnessaktivitäten – von Yoga über Schwimmen bis hin zu Krafttraining. Somit wird die Gesundheit am Arbeitsplatz aktiv unterstützt.

Firmen, die auf solche Benefits setzen, fördern nicht nur die Fitness ihrer Mitarbeiter:innen, sondern steigern auch die Motivation und Zufriedenheit im Team. Besonders geeignet ist der Mitarbeitervorteil auch innerhalb von hybriden Unternehmen mit mehreren Standorten, denn es gibt neben zahlreichen Online-Kursen auch 7.000 Partnerstandorte deutschlandweit. So bleiben deine Mitarbeiter:innen sowohl im Büro als auch zu Hause fit und gesund.

Durch diese umfassende Betrachtung der Arbeitsumgebung wird deutlich, wie wichtig die Gestaltung des physischen und mentalen Umfelds für das Corporate Wellbeing ist und wie Firmenfitness von Urban Sports Club zu einem ganzheitlichen Ansatz beitragen kann. Interessiert? Nimm Kontakt zu uns auf.