Dass Gesundheit, Fitness und Wellbeing mitentscheidend für den Unternehmenserfolg sind, ist längst kein Geheimnis mehr. Zufriedene, gesunde Mitarbeitende sind motivierter, engagierter und tragen zur Arbeitgeberattraktivität bei.
Doch in der Praxis ist es oft gar nicht so einfach, den richtigen Anbieter für Firmenfitness zu finden – und zu verstehen, welche Informationen und Schritte für den Vertragsabschluss wirklich nötig sind. Zwischen internen Prozessen, Budgetfragen und Abstimmungen mit verschiedenen Abteilungen kann schnell ein Informationsdschungel entstehen.
Genau hier setzen wir in diesem Artikel an: Wir helfen dir, Bedürfnisse und Ziele des neuen Benefits zu erkennen, die wichtigsten Informationen zu sammeln und interne Prozesse so zu steuern, dass einer schnellstmöglichen Umsetzung des Firmenfitness-Vertrags mit Urban Sports Club nichts im Wege steht.
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Phase 1: Ziele festlegen & Grundlagen schaffen
Zunächst solltest du einen Grundstein für deine weitere Recherche legen. Nur wenn hier klar ist, was mit dem neuen Sport- und Wellness-Angebot erreicht werden soll, kann die Notwendigkeit und der Mehrwert entsprechend im Unternehmen kommuniziert und erfolgreich umgesetzt werden.
- Bedürfnisse & Ziele klären:
Um die Relevanz des neuen Benefits aufzeigen zu können, solltest du dir zunächst Gedanken über die Zielsetzung machen.
→ Warum soll Firmenfitness eingeführt werden? Gibt es bestimmte Herausforderungen im Unternehmen, die dadurch gemindert werden sollen? (z.B. hohe Fluktuation, hoher Krankenstand)
→ Welche Vorteile bringt der Benefit für dein Unternehmen und dein Team?
- Bestehendes Benefit-Portfolio evaluieren:
Prüfe bestehende Benefits und überlege, wie Firmenfitness von Urban Sports Club diese ergänzen oder ersetzen kann.
→ Gibt es in deinem Unternehmen bereits einen Sportbenefit? Ist das Angebot für alle Mitarbeitenden zugänglich?
→ Wie sind deine Teams aufgebaut (Altersdurchschnitt, Wohnort, Interessen)? Bringt der Benefit einen Mehrwert für ihren Alltag?
→ Was ist dir bei einem neuen Benefit am wichtigsten – Kosten, Flexibilität oder Mitarbeiterengagement?
- Entscheidungsträger:innen identifizieren:
Identifiziere die relevanten Entscheidungsträger:innen in deinem Unternehmen, um diese von Anfang an in den Prozess einzubeziehen.
→ Müssen HR, Einkauf, Finance und/oder das Legal Team in den Entscheidungsprozess integriert werden?
→ Auf welcher Ebene werden solche Entscheidungen getroffen? (Oft stark abhängig von der Unternehmensgröße)
- Budgetfragen klären:
Kläre, ob bereits ein Budget für einen Sport- und Wellness-Benefit vorhanden ist oder ob dieses erst geplant werden muss.
→ Wie viel Budget kann für Benefits ausgegeben werden?
→ Wurde der steuerfreie Sachbezug bereits voll ausgeschöpft?
Wenn du deine Bedürfnisse und Ziele klar benennst, ist die Basis gelegt, um alle Beteiligten von Anfang an ins Boot zu holen.
Phase 2: Die richtigen Informationen sammeln und bereitstellen
Sobald die Ziele und die Basis klar definiert sind, geht es darum, die passenden Informationen zu sammeln, um intern überzeugen zu können. Urban Sports Club liefert dir dafür die relevanten Unterlagen:
- Kosten aufschlüsseln:
Wir stellen dir eine Übersicht der Preismodelle und Firmenfitness Kosten zur Verfügung. Du entscheidest:
→ Wie hoch soll der Firmenbeitrag sein, den dein Unternehmen zahlt? Wie viel sollen Mitarbeitende selbst zahlen?
→ Welches Preismodell passt am besten zu deinem Unternehmen? (Auch abhängig von deiner Unternehmensgröße)
- Sport- und Wellness-Angebot prüfen:
Um den Benefit möglichst attraktiv für deine Mitarbeitenden zu machen, ist es relevant, das Sport- und Wellness-Angebot genau zu prüfen.
→ Arbeiten deine Teams eher im Büro oder im Home Office? Gibt es viele Partnerstandorte vor Ort oder ist das Online-Angebot besonders interessant?
→ Sind deine Teams oft im Ausland unterwegs bzw. an verschiedenen Standorten in Europa verteilt? Dann kann es sinnvoll sein, den Euro Access Tarif dazuzubuchen.
- Best Practices aufzeigen:
Praxisbeispiele und Erfolgsgeschichten anderer Unternehmen deiner Branche oder Größe sind ein sehr gutes Argument für den potenziellen Erfolg des Benefits auch in deinem Unternehmen.
→ Welche Benefits bieten Unternehmen im Umfeld mit ähnlichen Bedingungen, Herausforderungen und Zielen ?
→ Ist der Benefit in diesen Unternehmen erfolgreich und kann dieser Erfolg in deinem Unternehmen potenziell wiederholt werden?
- Implementierung planen:
Ein klarer Implementierungsplan sorgt dafür, dass der Benefit reibungslos eingeführt wird.
→ Welche To-dos stehen an und welche nächsten Schritte sind nötig für einen reibungslosen Ablauf?
→ Wer übernimmt die Koordination und Kommunikation im Unternehmen?
- Unterlagen als Argumentationshilfe sammeln:
Um interne Zustimmung zu sichern, sind überzeugende Argumente und die passende Aufbereitung entscheidend.
→ Brauche ich einen Business Case oder ROI-Berechnungen zur Unterstützung?
→ Soll Präsentationsmaterial für die Abstimmungen im Management oder in der Personalabteilung erstellt werden?
Mit diesen Informationen hast du alle Argumente in der Hand, um Entscheidungsträger:innen zu überzeugen, die interne Abstimmung zu beschleunigen und die nächsten Schritte einzuleiten.
Phase 3: Interne Prozesse navigieren
Sobald alle Entscheidungsträger:innen sich einig sind, dass der Firmenfitness- und Wellbeing Benefit von Urban Sports Club im Unternehmen eingeführt werden soll, müssen interne Prozesse berücksichtigt werden. Jedes Unternehmen hat eigene Abläufe, die es zu beachten gilt. Wenn diese schon frühzeitig klar sind, können Prozesse parallel angestoßen werden und es gibt später keine unnötigen Verzögerungen. Typische Anforderungen können sein:
- Lieferantenregistrierung überprüfen:
Um die Zusammenarbeit starten zu können, sind oft interne Registrierungsprozesse notwendig.
→ Welche Unterlagen oder Daten benötigt der Einkauf?
→ Wer ist im Unternehmen für den Registrierungsprozess verantwortlich?
- Procurement-Fragebögen & Compliance-Checks durchführen:
Beschaffungs- und Compliance-Abteilungen verlangen meist eine Prüfung vor Vertragsabschluss.
→ Welche spezifischen Fragen oder Nachweise sind relevant für dein Unternehmen?
→ Wie lange dauern diese Prozesse erfahrungsgemäß?
- Rechtliche Vertragsprüfung in Betracht ziehen:
Um zusätzliche Sicherheit zu schaffen, wollen viele Unternehmen den Firmenfitness-Vertrag außerdem rechtlich prüfen.
→ Soll eine interne Rechtsabteilung involviert werden?
→ Möchtest du den Vertrag extern prüfen lassen?
Sind diese Punkte erledigt, bist du dem Vertragsabschluss schon einen großen Schritt näher und der Benefit kann reibungslos und ohne Zeitverzögerung eingeführt werden.
Gut zu wissen: Je nach Unternehmensgröße, unterscheidet sich der Anmeldeprozess bei Urban Sports Club. Wenn dein Unternehmen unter 200 Mitarbeitende hat, kannst du dich direkt mit wenigen Klicks auf unserer Webseite anmelden. Unternehmen über 200 Mitarbeitende werden mit einem:r persönlichen Ansprechpartner:in in Kontakt gebracht, um alle Details abzustimmen.
Phase 4: Vertrag und Kommunikationsstrategie entwickeln
Wenn alle offenen Fragen geklärt sind, kommt der entscheidende Moment: die Vertragsunterzeichnung. In dieser Phase stimmen wir gemeinsam ab:
- Höhe des Firmenbeitrags bestimmen:
Je nach Budget deines Unternehmens bzw. der Bezuschussung anderer Benefits kannst du flexibel die Höhe des Firmenbeitrags wählen.
→ Wie viel zahlt dein Unternehmen? Wie viel sollen Mitarbeitende selbst zahlen?
→ Wurde der steuerfreie Sachbezug bereits für andere Maßnahmen aufgewendet oder kann der Firmenbeitrag darüber abgesetzt werden?
- Startdatum festlegen:
Ein klar definiertes Startdatum erleichtert Planung und Kommunikation.
→ Soll der Benefit sofort starten oder zu einem bestimmten Stichtag (z. B. Quartalsbeginn)?
→ Gibt es interne Prozesse oder Fristen, die berücksichtigt werden müssen?
- Kommunikationsstrategie entwickeln:
Eine gute interne Kommunikation sorgt für hohe Beteiligung und Akzeptanz.
→ Welche Kanäle (Intranet, Newsletter, Team-Meetings) eignen sich am besten?
→ Soll ein Kick-off-Event oder eine Info-Session zur Einführung stattfinden?
Damit hast du die Grundlage geschaffen, um Firmenfitness nahtlos in deinem Unternehmen einzuführen.
Phase 5: Einführung des Benefits vorbereiten
Noch bevor es richtig losgeht, solltest du den internen Launch sorgfältig vorbereiten. Dein:e Ansprechpartner:in von Urban Sports Club steht dir auch in dieser Phase besonders eng zur Seite.
- Onboarding-Toolkit richtig einsetzen:
In unserem Onboarding Toolkit stellen wir dir Unterlagen wie E-Mail-Templates, Poster, Präsentationsmaterialien, FAQs etc. zur Verfügung.
→ Über welche Kanäle kannst du die meisten Mitarbeitenden erreichen?
→ Welche Infos brauchen Mitarbeitende, um überzeugt zu werden? Gibt es eventuelle Zweifel, die beseitigt werden müssen?
- Kick-off planen:
Zusätzlich unterstützen wir dich bei der Planung eines Kick-offs zur finalen Einführung des Benefits für deine Mitarbeitenden.
→ Ist eine Kick-off Veranstaltung sinnvoll, um alle Mitarbeitenden zu erreichen?
→ Bietet es sich an, erste Team Workouts zu planen, um alle zum zeitnahen Abschluss einer Mitgliedschaft zu animieren?
- Champion bestimmen:
Bestimme im besten Fall außerdem eine interne Ansprechperson („Champion“), die das Thema im Unternehmen sichtbar macht, bewirbt und als Schnittstelle zu Urban Sports Club fungiert.
→ Welche:r Mitarbeiter:in eignet sich für die interne Bewerbung?
→ Wer steht voll und ganz hinter dem Produkt und kann Begeisterung in verschiedenen Teams auslösen?
Damit ist alles bereit für einen erfolgreichen Start – und die Basis gelegt für eine hohe Mitarbeiterbeteiligung.
Jetzt kostenlos herunterladen: Checkliste für deinen Weg zum Firmenfitness Vertrag
Umkompliziert und effizient – Dein Weg zum Firmenfitness Vertrag
Mit einer klaren Struktur und den richtigen Informationen lässt sich der Weg zum Firmenfitness-Vertrag unkompliziert und effizient gestalten. Urban Sports Club begleitet dich dabei in jeder Phase – von der ersten Bedarfsklärung bis hin zur finalen Vertragsunterzeichnung.
Im nächsten Artikel zeigen wir dir, was nach der Vertragsunterzeichnung passiert und wie du gemeinsam mit Urban Sports Club erfolgreich die Mitarbeitenden onboardest.
