Als HR-Manager:in meisterst du täglich ein breites Spektrum an Aufgaben – vom Recruiting über das Onboarding bis hin zum Mitarbeitermanagement. Dabei stellt sich immer wieder die Frage: Wie behältst du den Überblick und gestaltest deine Prozesse möglichst effizient? Die Antwort liegt in intelligenter, integrierter Technologie.
Genau hier kommt HRIS Connect ins Spiel. Denn bei Urban Sports Club haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, die Verwaltung der Firmenmitgliedschaft so einfach und zeitsparend wie möglich zu gestalten.
Heute möchten wir dir HRIS Connect mit all seinen Vorteilen, smarten Features und Möglichkeiten zur nahtlosen Integration in deine HR-Prozesse vorstellen.
Was ist HRIS Connect?
HRIS Connect ist eine Schnittstelle zwischen dem Firmenportal und dem HR Tool der Unternehmenskunden, das für eine zentrale Mitgliederverwaltung des Urban Sport Club Benefits sorgt.
HRIS Connect ist eine API-basierte Schnittstelle, die das Urban Sports Club Firmenportal direkt mit deinem HR-System verbindet. Die Verknüpfung sorgt für eine zentrale Mitgliederverwaltung des Urban Sports Club Benefits.
Während HRler:innen bisher im Firmenportal neue Mitglieder für den Benefit freischalten oder Kündigungen vornehmen mussten, kann dies durch die neue API jetzt automatisiert werden.
Das bedeutet beispielsweise: Eine Mitarbeiterin verlässt dein Unternehmen und wird somit aus dem HR System gelöscht – diese Daten werden an das Firmenportal übermittelt und es erfolgt eine automatische Kündigung der Urban Sports Club Mitgliedschaft.
Welche Funktion hat HRIS Connect?
Automatische Genehmigungen neuer Mitarbeitender: HRIS Connect übernimmt Genehmigungen neuer Mitarbeitender ganz ohne manuellen Aufwand. Wenn neue Mitarbeitende im Unternehmen anfangen und ins HR Tool aufgenommen werden, sind sie automatisch für den Benefit freigeschaltet und können sich jederzeit für eine Urban Sports Club Mitgliedschaft anmelden. So wird das Onboarding neuer Mitarbeitender zum Kinderspiel. Außerdem wird durch HRIS Connect sichergestellt, dass Betrugsversuche verhindert und Menschen, die nicht im Unternehmen arbeiten, automatisch abgelehnt werden.
Automatische Kündigung ehemaliger Mitarbeitender: Verlassen Mitarbeitende das Unternehmen, sollten sie den Benefit des ehemaligen Arbeitgebers nicht mehr nutzen. Damit dies im Offboardingprozess nicht untergeht, wird die Kündigung durch HRIS Connect zukünftig automatisch durchgeführt und die Einhaltung der Firmenrichtlinien ist sichergestellt.
Kompatibilität mit über 50 HR-Systemen: HRIS Connect funktioniert nahtlos mit einer Vielzahl von HR-Systemen, wie Personio, SAP, DATEV, Workday uvm. Somit lässt sich HRIS Connect spielend einfach in bestehende Strukturen integrieren.
Aktueller Mitgliedschaftsüberblick: Durch die HRIS Integration werden alle Mitarbeiterdaten automatisch alle 30 Minuten synchronisiert. So hast du immer einen aktuellen Überblick über den Status der Mitgliedschaften in deinem Unternehmen – ohne zusätzlichen Aufwand.
Welche Vorteile bringt HRIS Connect für HR Teams?
HRIS bringt zahlreiche Vorteile für unsere Unternehmenskunden jeder Größe – und das alles ohne zusätzliche Kosten. Du solltest die Integration von HRIS Connect also auf keinen Fall verpassen, denn es sorgt für:
Reduzierten Verwaltungsaufwand: Die Automatisierung des Genehmigungs- und Kündigungsprozesses verringert den manuellen Arbeitsaufwand und spart HR Teams somit mehrere Stunden pro Woche, die sie für strategische Aufgaben einsetzen können.
Verbesserte Datengenauigkeit: Echtzeit-Updates minimieren Fehler und sorgen dafür, dass Mitarbeiterdaten stets korrekt sind. Dies stellt sicher, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten und das Risiko vor Betrug oder fehlerhaften Abrechnungen vermieden wird.
Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Ein reibungsloser Onboarding-Prozess und sofortige Genehmigung des Benefits verbessern die Mitarbeitererfahrung vom ersten Tag an. Somit wird die Chance auf eine hohe Mitarbeiterbeteiligung von Anfang an gesteigert.
Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung sinkt der Bedarf an speziell eingesetzten Ressourcen für das Mitgliedermanagement, was zu indirekten Kosteneinsparungen in den HR-Abteilungen führt.
Skalierbarkeit für wachsende Teams: Mit HRIS Connect kann das Management von Mitarbeitermitgliedschaften auch bei schnell wachsenden Unternehmen problemlos skaliert werden, ohne zusätzliche Ressourcen zu benötigen – eine kosteneffiziente Lösung für expandierende Unternehmen.
Wie können Personaler:innen HRIS Connect aktivieren?
Die Integration von HRIS Connect ist spielend einfach. In wenigen Minuten hast du das Firmenportal mit deinem HR Tool verknüpft – und sparst zukünftig jede Menge Zeit für redundante Verwaltungsaufgaben. So funktioniert’s:
- Mit dem Firmenportal verbinden: Melde dich im Firmenportal von Urban Sports Club an, öffne den Bereich “HRIS Connect” und klicke auf “Jetzt verbinden”, um loszulegen.
- In HR-System integrieren: Wähle dein HR-System aus der Liste unterstützter Systeme und folge der Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Integration von HRIS Connect. Für einen reibungslosen Ablauf lohnt es sich auch, Kolleg:innen aus dem HR Team einzubinden.
- Synchronisierung der Mitgliedsdaten abschließen: Nachdem die Tools miteinander verknüpft sind, beginnt die Synchronisierung der Mitgliedsdaten automatisch. Nach ca. 30 Minuten sollte diese abgeschlossen sein. Von diesem Zeitpunkt an bleiben alle Mitgliedsdaten immer aktuell und sind in Echtzeit im Unternehmensportal abrufbar.
Datenschutz bei der Nutzung von HRIS Connect
Der Datenschutz deiner Mitarbeitenden liegt uns am Herzen – natürlich auch bei der Nutzung von HRIS Connect. Wir greifen nur auf die minimal erforderlichen Daten (wie E-Mail Adresse oder Beschäftigungsverhältnis) zu, um die Mitgliedschaften deiner Mitarbeitenden zu verwalten. Wenn sich ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin mit der E-Mail-Adresse anmeldet, gleichen wir diese mit dem HR-System ab und rufen ausschließlich die wesentlichen Informationen aus autorisierten Feldern ab. Diese Daten werden für die Dauer des aktiven Mitgliedschaftsvertrags gespeichert. Der Schutz personenbezogener Daten hat für uns in jedem Schritt höchste Priorität. Erfahre hier mehr zum Datenschutz bei Urban Sports Club und bei unserem Partner Kombo.
Was sagen unsere Kunden über HRIS Connect?
Matthias L. – Senior People Operations Manager
“HRIS Connect ist aus People Experience Sicht großartig. Die neue Verknüpfung zwischen unserem HR Tool und dem Firmenportal garantiert im Wesentlichen zwei Dinge:
- Unser HR-Team hat eine Echtzeit-Übersicht über alle aktuellen Mitarbeitenden, die Mitglied bei Urban Sports Club sind.
- Es sorgt für die automatisierte Kündigung von Mitarbeitenden, die das Unternehmen verlassen.
Dank der Verknüpfung konnten wir eine ganze Reihe ungenutzter Mitarbeiter-Mitgliedschaften bereinigen und kündigen. Außerdem können wir jetzt zu 100 % sicherstellen, dass nur Personen, die tatsächlich Anspruch auf den Mitarbeiterbenefit haben, auch Zugang dazu erhalten. Das Einrichten über die Personio-API war ebenfalls sehr einfach und unkompliziert. Ich bin froh, dass ich einer der Ersten war, der die neue Funktion testen durfte – ich bin ein großer Fan.”
HRIS Connect – der nächste Schritt zu noch mehr Erfolg des Firmenfitness Benefits
HRIS Connect ist für dich kostenlos und spielend einfach zu implementieren. Zögere also nicht und starte gleich mit der Verknüpfung des Firmenportals. Du wirst die Zeitersparnis lieben!
