Der hybride Arbeitsplatz – Arbeiten in herausfordernden Zeiten

by Cristina Krenzer
hybrid office

Den Arbeitsplatz der Zukunft finden wir weder zu Hause, noch im Büro. Alles spricht für eine Entwicklung hin zu einer Mischform, dem hybriden Arbeitsplatz. Mit ihm lassen sich die unterschiedlichen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter mit Ihren Anforderungen an die tägliche Arbeit in Einklang bringen. 

Mit Einführung des Hybrid-Office können Sie einfach und schnell auf unerwartete Umstände, die die Performance beeinträchtigen könnten, reagieren. Dabei ist es egal, ob es sich um Gesundheitsrisiken oder Wirtschaftskrisen handelt oder ob es darum geht, eine gute Work-Life-Balance in Ihrer Unternehmenskultur zu verankern. 

Die langfristigen Vorteile einer Mischform aus Home-Office und der Arbeit im Büro sind vielfältig und helfen dabei, Ihre Firma wettbewerbsfähig zu halten: 

  • Sie schaffen ein sicheres Arbeitsumfeld
  • Sie fördern die Produktivität
  • Sie halten das Engagement innerhalb des Teams hoch
  • Sie sorgen für eine problemlose Kommunikation
  • Sie erhalten Zugang zu Top-Talenten aus der ganzen Welt
  • Ihre Mitarbeiter verbringen weniger Zeit in Bus und Bahn oder in unnötigen Meetings

Gerade weil das hybride Setting so viele grundlegende Probleme löst, wird die Arbeit auch in Zukunft nicht mehr ausschließlichen in Ihren Büros erledigt werden. Immer mehr Kunden werden virtuelle Meetings anfragen, die Zahl der Geschäftsreisen wird abnehmen und Ihre Mitarbeiter werden darauf bestehen, mehr Zeit für sich und ihre Familien zu haben. 

Warum macht es für Sie also Sinn, eine Mischform aus Home-Office und Arbeit im Büro anzubieten und welche Auswirkungen hat das auf Ihr Unternehmen?

Die neue Normalität am Arbeitsplatz

Jetzt, wo sich Ihre Mitarbeiter an das Arbeiten von zu Hause aus gewöhnt haben, haben sich auch ihre Ansprüche an Sie als Arbeitgeber verändert. Mitarbeiter äußern ihre Gedanken offen und fragen aktiv nach Vergünstigungen, die ihr Leben und ihre berufliche Weiterentwicklung positiv beeinflussen. 

Ihre Angestellten haben ein klares Bewusstsein für ihre individuellen Bedürfnisse entwickelt. Mehr Zeit für Weiterentwicklung? Höhere Sicherheitsvorkehrungen bei der Arbeit? Flexible Arbeitszeiten? Ihre Mitarbeiter wissen ganz genau, was gut für sie funktioniert, und werden sensibler reagieren, wenn positive Aspekte, von denen sie im Home-Office profitieren, bei der Arbeit im Büro wieder wegfallen. 

Der Großteil Ihrer Belegschaft hat sowohl die Schwierigkeiten aber auch die Vorteile erlebt, die die Anpassung an eine völlig neue Arbeitssituation mit sich bringt. Bei einem erneuten Lockdown oder einer weiteren Krise fällt es ihnen künftig leichter, sich anzupassen. Firmen können in Zukunft viel schneller auf Herausforderungen reagieren, indem sie bereits heute neue Regelungen wie den hybriden Arbeitsplatz einführen. 

Dennoch gibt es langfristig noch eine Schwierigkeit, die es zu überwinden gilt, damit Ihre Geschäftsprozesse auch weiterhin reibungslos ablaufen: 

Die Anpassung Ihrer Managementsysteme an diese völlig neue Situation. 

Und genau hier setzt das Hybrid-Office an. Innerhalb der nächsten Jahre werden Teams in unterschiedlichen Zeitzonen, sowohl im Büro als auch von zu Hause aus, arbeiten. Es wird zur Normalität, für gemeinsame Projekte ins Büro zu kommen und zu Hause zu bleiben, um an individuellen Aufgaben zu arbeiten. 

Wie können Sie sich schon jetzt auf eine erneute Krise vorbereiten? Was gehen Sie zuerst an? 

Bereiten Sie sich auf neue Restriktionen vor

Das Vermeiden von überfüllten Meetingräumen und Aufzügen. Mehr Räume für 1on1-Gespräche. Neue Wege innerhalb der Büros. Neue Technik und Büromöbel. Buchungssysteme, um überfüllte Räume zu vermeiden. Das Koppeln von Videokonferenz-Tools mit dem Buchungssystem, für Teams, die nicht am selben Ort arbeiten. Neue Arbeitszeiten, angepasst an die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter. 

Das sind nur einige Aspekte, die Sie beachten sollten, wenn es um den Arbeitsplatz der Zukunft geht. 

All diese „Restriktionen” bieten auch zahlreiche Möglichkeiten, von denen Firmen profitieren können. 

Dank der Aufsplittung Ihres Teams zwischen denjenigen, die im Büro arbeiten und denen, die von zu Hause aus tätig sind, können Sie Top-Talente aus der ganzen Welt rekrutieren und so vielfältige Teams aufbauen. Dazu werden natürlich auch neue Rekrutierungsmaßnahmen notwendig sein. Virtuelle Bewerbungsgespräche werden zur Normalität und es könnte Jahre dauern, bis neue Mitarbeiter ihre Kollegen das erste Mal persönlich kennenlernen. 

Zu Ihren wichtigsten Aufgaben gehört es dann, dafür zu sorgen, dass die Teams sich weiterhin als eine Einheit fühlen. Trotz der scheinbaren Einschränkungen werden Ihre Mitarbeiter immer enger zusammenarbeiten und somit auch weiterhin für fehlerfreie Arbeitsprozesse sorgen. 

Führen Sie Maßnahmen Schritt für Schritt ein 

Der erste und wichtigste Schritt für die problemlose Einführung von Veränderungen ist die Kommunikation an Ihr Team. 

Gehen Sie als allererstes auf die Dinge ein, die Ihre Mitarbeiter am meisten vermissen und integrieren Sie diese in die tägliche Arbeit. 

Laut einer Gensler Studie aus dem Jahr 2020 vermissen 74% der Arbeitnehmer besonders die persönliche Interaktion mit ihren Kollegen. In Bezug auf den hybriden Arbeitsplatz könnte das bedeuten, dass Sie Ihre Teams dazu aufrufen, an gemeinsamen Projekten zu arbeiten und virtuelle Teambuilding Aktivitäten anbieten.  

Implementieren Sie die Änderungen innerhalb der ersten drei Monate von Woche für Woche. Sie können zum Beispiel eine Woche gemeinsamen Projekten widmen und in der darauffolgenden Woche arbeitet Ihr Team von zu Hause aus und trifft sich nach der Arbeit zu einem gemeinsamen Online-Fitnesskurs

Schaffen Sie durch solche Aktivitäten Momente, an die sich Ihr Team gerne erinnert, bevor es in der nächsten Woche wieder ins Büro kommt.

Vergessen Sie dabei aber nicht, dass jedes Team individuelle Ansprüche hat. Eine, einzige, Veränderungen wird nicht ausreichen. Holen Sie sich Feedback über Fragebögen oder einen eigenen Slack-Channel ein. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter Wünsche äußern. Für sensible Themen oder ausführlicheres Feedback bietet es sich an, regelmäßige 1on1-Termine einzuführen, in denen Ihre Mitarbeiter offen sprechen können. 

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter gesund, motiviert und produktiv bleiben

Nach allem, was wir in letzter Zeit erlebt haben steht eindeutig fest, dass die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter essenziell für Ihre Firma ist. Daher stellen wir Ihnen ein paar der zukunftsweisenden Strategien vor, die Ihnen dabei helfen, das Engagement und die Motivation Ihrer Mitarbeiter in einem hybriden Arbeitsumfeld aufrecht zu erhalten: 

Physische Gesundheit

Gesundheit steht für jeden Einzelnen an oberster Stelle. Gerade vor dem Hintergrund der noch immer andauernden Pandemie denken Arbeitnehmer genauer darüber nach, welchen Einfluss die Arbeit auf ihre Gesundheit hat. 

In einer gemeinsamen Forsa-Umfrage haben wir herausgefunden, dass 86% der Angestellten wollen, dass ihr Arbeitgeber gesundheitsfördernde Maßnahmen finanziell unterstützt. Dazu zählen unter anderem: Zuzahlungen für Sportangebote, Fitnessangebote und Firmenfahrräder. 

Viele der Befragten kümmern sich bereits um ihre Gesundheit. 54% von ihnen achten auf eine ausgewogene Ernährung und 48% darauf, genug Sport zu treiben

Maßnahmen für das Wohlbefinden. Forsa Studie
Umfrage des Meinungsforschungsinstituts forsa Politik- und Sozialforschung GmbH im Zeitraum 28.Oktober 2020 bis 02.November 2020. Befragt wurden 1000, nach einem systematischen Zufallssystem ausgewählte, Arbeitnehmer ab 18 Jahren der Bundesrepublik Deutschland

Sport- und Wellnessangebote werden zukünftig ein ausschlaggebender Faktor sein, wenn es darum geht, einen guten Arbeitgeber von einem solchen zu unterscheiden, der sich nicht um seine Angestellten kümmert.

Betriebliche Gesundheitsprogramme sind sicherlich eine Möglichkeit, Mitarbeiter beim Erreichen ihrer gesundheitlichen Ziele zu unterstützen, sie zu motivieren und ihre Routinen zu stärken. Arbeitgeber können die Programme unter anderem auch dazu nutzen, die Loyalität zu steigern, Rekrutierungskosten zu senken und die Produktivität zu verbessern. 

Psychische Gesundheit ist essenziell

Der psychischen Gesundheit wird im Arbeitsumfeld noch immer viel zu wenig Beachtung geschenkt. 

Gesundheitsprobleme aufgrund Corona-Pandemie. Forsa Studie
Umfrage des Meinungsforschungsinstituts forsa Politik- und Sozialforschung GmbH im Zeitraum 28.Oktober 2020 bis 02.November 2020. Befragt wurden 1000, nach einem systematischen Zufallssystem ausgewählte, Arbeitnehmer ab 18 Jahren der Bundesrepublik Deutschland

Zu Beginn der Pandemie haben 27% der Angestellten von stressbedingten Gesundheitsproblemen berichtet. 23% hatten mit negativen Auswirkungen auf ihre psychische Gesundheit zu kämpfen. Depressive Verstimmungen, Einsamkeit, Isolation und Burnouts sind allgegenwärtig – egal ob im Büro oder im Home-Office. 

Ein hybrider Arbeitsplatz bringt natürlich ganz eigene psychische Herausforderungen mit sich. Allerdings sind diese etwas einfacher zu lösen. Wenn Sie den oben beschriebenen Feedback-Prozess bereits eingeführt haben, wissen Sie nämlich schon, womit jeder einzelne in Ihrem Team gerade kämpft

Hier haben wir ein paar Lösungsansätze für typische Probleme: 

  • Ihre Mitarbeiter verlieren Motivation und Fokus: ➝ Bieten Sie Meditationskurse an und erstellen Sie eine Top-10 Liste, an der sich Ihre Mitarbeiter orientieren können.
  • Ihre Mitarbeiter sind niedergeschlagen und gehen immer weniger gerne aus dem Haus oder ins Büro: ➝ Schlagen Sie ihnen neue Aktivitäten vor, um ihren Horizont zu erweitern. Dies könnten etwa Yogastunden, Mixed Martial Arts oder Bouldern sein. 
  • Ihr Team fühlt sich einsam: ➝ Organisieren Sie wöchentlich gemeinsame Aktivitäten und sorgen Sie für Team-Projekte im Büro, sodass sich Ihre Mitarbeiter regelmäßig persönlich sehen. 
  • Einzelnen Mitarbeitern fällt es aufgrund eines Burnouts schwer, kreativ zu sein. ➝ Prüfen Sie, ob diese unnötige Zeit beim Pendeln verschwenden oder viele Überstunden leisten. Besonders im Home-Office passiert es schnell, dass man das Zeitgefühl verliert und ein oder zwei Stunden länger arbeitet, selbst wenn das gar nicht notwendig wäre.   

Vertrauen aufbauen

Eine gute und langfristige Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber basiert auf Vertrauen. 

Insbesondere ein neues, dynamisches Arbeitsumfeld steht und fällt mit beidseitigem Vertrauen. Auf der einen Seite erwarten Sie von Ihrem Team, dass es seine Arbeit unabhängig vom Arbeitsort zuverlässig erledigt. Auf der anderen Seite müssen Sie aber auch Ihre Versprechen einhalten: Die richtigen Tools zur Verfügung stellen, Ihr Team mental unterstützen, für Sicherheit sorgen und Verständnis für Ihre Mitarbeiter haben. 

Vertrauen trägt maßgeblich zum Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter bei. Für 92% der Arbeitgeber ist das Wohlbefinden der Mitarbeiter Teil der Unternehmensstrategie oder eine wichtige Unternehmenskennzahl. Und das aus gutem Grund. Wenn Sie darauf vertrauen, dass Ihr Team einen großartigen Job macht und Ihr Unternehmenswachstum unterstützt, werden Sie beobachten können, wie jeder Einzelne über sich hinauswächst – egal ob im Büro, oder zu Hause. 

Wenn sie unsicher sind, wo Sie ansetzen sollen, sind hier drei grundlegende Tipps um Vertrauen innerhalb Ihres hybriden Teams aufzubauen und zu erhalten: 

  1. Seien Sie transparent. Machen Sie alle Regelungen und Unternehmensentscheidungen öffentlich – egal, wie unwichtig und klein diese Ihnen erscheinen mögen. Seien Sie insbesondere auch dann ehrlich mit Ihrem Team, wenn die Dinge mal nicht gut laufen und Sie zum Beispiel Kosten senken müssen. 
  2. Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, seine Verlässlichkeit zu beweisen und seien Sie während des gesamten Prozesses ein guter Zuhörer. Die meisten Mitarbeiter schätzen es, autonom arbeiten zu können, ohne jemanden, der ihnen ständig über die Schulter schaut. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich selbst zu beweisen, ohne dauernd nachzufragen, ob Projekt A schon erledigt ist, oder warum Projekt B noch nicht fertiggestellt ist. Dies wird Ihren Mitarbeiter zeigen, dass Sie ihnen vertrauen – ein Gefühl, das sie Ihnen zurückgeben werden. Gerade im Home-Office kann es vorkommen, dass Mitarbeiter die Distanz ausnutzen und sich zu viele Freiheiten nehmen. Da kann es für Sie als Arbeitgeber schwer sein, Vertrauen aufzubauen. Dennoch kann es sich lohnen, auch diese Mitarbeiter zu unterstützen und sie dazu zu ermutigen, ihre Arbeitsweise zu verändern. Denn gerade dann entwickeln diese oftmals Fähigkeiten, die unter normalen Umständen verborgen geblieben wären. 
  3. Reagieren Sie auf Feedback. Gibt es wiederkehrende Beschwerden, Vorschläge oder Wünsche? Nehmen Sie diese ernst und arbeiten Sie an ihnen. Auch wenn Sie nicht alles auf einmal umsetzen können oder möglicherweise Alternativen in Betracht ziehen müssen. Ihre Mitarbeiter werden Ihr Engagement in jedem Fall schätzen. 

Gehen Sie auf individuelle Bedürfnisse ein 

Früher sah der Arbeitsplatz folgendermaßen aus: Trostlose Büros, in denen alle Teammitglieder über einen Kamm geschoren wurden. 

Aber tatsächlich ist es doch vielmehr so, dass wir alle viel zu unterschiedlich sind, als dass wir in dieselbe Schublade gesteckt werden können wie unser Teamkollege. In einem hybriden Arbeitsmodell entwickelt jeder Mitarbeiter ganz eigene Bedürfnisse. Aus diesen Bedürfnissen wiederum entwickeln sich die unterschiedlichsten Anforderungen, die Sie bereit sein sollten zu erfüllen. 

Hier sind einige solcher Anforderungen, mit denen Sie rechnen sollten: 

  • Kommunikation überdenken. In einer Welt, in der die Hälfte der Belegschaft zu Hause sitzt, während die andere Hälfte vom Büro aus arbeitet, werden neue Herausforderungen in Bezug auf die Zusammenarbeit auftreten. Es gibt auch heute noch Leute, die sich nicht ausschließlich auf schriftliche Kommunikation verlassen wollen. Und im Gegensatz zu denjenigen, die persönliche Interaktion bevorzugen, gibt es andere, die mit der Kommunikation per E-Mail zufrieden sind und auf  Präsentationen oder Erklärvideos zurückgreifen, um komplexe Konzepte und Kundenanforderungen zu verdeutlichen. 
  • Grenzen öffnen. Teams werden in Zukunft höchstwahrscheinlich über die ganze Welt verteilt sein. Das könnte für Sie also bedeuten, dass Sie einzelne Mitarbeiter einmal im Quartal oder einmal jährlich für Teamevents einfliegen müssen. Andererseits reduziert es aber auch Ihre Kosten für die Talentakquise und ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, von überall auf der Welt aus zu arbeiten. 
  • Bessere Arbeitsplätze. Wenn Ihr Mitarbeiter zu Hause einen besseren Schreibtisch hat, als im Büro, können Sie sich ausrechnen, dass er wohl lieber von zu Hause aus arbeitet. Deshalb gilt es, das gesamte Arbeitsumfeld zu überdenken. Angefangen von Schreibtischen und Stühlen bis hin zu verschiedenen Technologien, die Ihre Mitarbeiter nutzen können. Innovative Büroausstattung sowie Soft- und Hardware, die nur im Büro zur Verfügung steht, sind hier gefragt. 
  • Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse, nicht Arbeitszeiten. Leider machten Firmen die Produktivität ihrer Mitarbeiter viel zu lange an deren Anwesenheit im Büro fest. Wer bis nachts um 10 Uhr noch arbeitete, wurde als besonders engagiert und fleißig angesehen. Doch eine solche Einstellung hat fatale Auswirkungen auf die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Fortschrittliche Unternehmen haben dies erkannt und sind dazu übergegangen, die Teamleistung als Indikator für Produktivität und Erfolg heranzuziehen. Dieser positive Trend wird (hoffentlich) weiter zunehmen, da immer mehr Teams sich auf Ergebnisse fokussieren statt auf Arbeitszeit. 
  • Teamkultur als Treiber für Engagement. Bereits nach ein paar Monaten im Home-Office dürfte klar sein, dass die üblichen Zoom-Calls und Spaß-Meetings, die Sie organisieren, nicht ausreichen, um Ihr Team motiviert zu halten. Beschäftigen Sie sich aktiv mit der Firmenkultur und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die gemeinsame Zeit im Büro als willkommene Ergänzung sehen und nicht als etwas, dass sie im normalen Arbeitsalltag vermissen.  

So wird das Hybrid-Office zum Erfolg

Egal ob im Büro oder zu Hause, die Arbeit muss erledigt werden und Ihre Mitarbeiter sollten dabei niemals ihre Motivation verlieren. Ein Arbeitgeber, dem sein Team egal ist, wird sehr schnell an Vertrauen verlieren, ganz unabhängig vom Arbeitsort. 

Eine gesunde Mischung aus Struktur und Flexibilität ist die einzige Möglichkeit, wie ein hybrides Arbeitsplatz-Modell funktionieren kann und wird. Sie müssen einerseit klare Regelungen definieren, an denen Ihre Mitarbeiter sich orientieren können, und andererseits genau hinhören und reagieren, wenn Wünsche geäußert werden. Auch wenn jede Krise einmal endet, sollten diese individuellen Vereinbarungen aufrechterhalten werden, um ein gesundes Arbeitsumfeld zu sichern.

Überdenken Sie Ihre aktuellen Führungsmethoden und fragen Sie Ihre Mitarbeiter, um herauszufinden, wo Sie noch besser werden können. Letztendlich erfordert ein hybrider Arbeitsplatz eine Anstrengung und Anpassungsfähigkeit, deren Vorteile nur weitsichtige Arbeitgeber erkennen können. 

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