Wenn alles digital wird – 5 Tipps für das plötzliche Homeoffice

by Natalia Czulak
Homeoffice

Während viele Firmen seit geraumer Zeit Mitarbeiter-Benefits wie Homeoffice implementieren, ist der Umschwung zu komplett externem Arbeiten eine große Herausforderung – vor allem, wenn es unvorhergesehen und auf einen Schlag kommt. Dies ist die Realität, mit der momentan viele Unternehmen zu kämpfen haben. Mitarbeiter müssen auf die persönliche Gesundheit achten – sowohl mental als auch physisch – und mit der abrupten Änderung ihren Lebensstil anpassen. 

Als Arbeitgeber kann hierbei die Herausforderung noch größer sein: Mitarbeiter haben die Kinder Zuhause, waren noch nie mit solch einer Situation konfrontiert und haben keine Mittel für Homeoffice – gerade jetzt liegt es an Ihnen, den Zusammenhalt in Ihren Teams auch aus der Entfernung aufrecht zu erhalten und Ihre Mitarbeiter durch diese Zeit zu unterstützen. Mit den richtigen Mitteln lässt sich auch diese Phase als Team bewältigen und wer weiß, vielleicht stehen Ihrer Mitarbeiter am Ende etwas solidarischer und stärker zusammen .

Wir haben 5 Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern helfen über in Kontakt zu bleiben, motiviert zu sein und mit den aktuellen Herausforderungen fertig zu werden. 

1. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern die richtige Technik für den Arbeitsraum zur Verfügung.

Viele Ihrer Mitarbeiter sind es gewohnt an die Arbeit zu kommen und dort mit den essentiellen Arbeitsmaterialien ausgestattet zu sein. Im Homeoffice sieht das allerdings ein wenig anders aus. Abgesehen von Tipps für die Mitarbeiter für das generelle Arbeiten in Home Office wie ‘den richtigen Arbeitsbereich einzurichten’, ‘gesund zu bleiben mit Ernährung, Sport, der richtigen Routine und Pausen’, kommen für den Arbeitgeber weitere wichtige Faktoren und Fragen hinzu:

Haben Ihre Mitarbeiter Zugang zu beispielsweise Laptops und Monitoren, um weiterhin gut arbeiten zu können? Ermöglicht der Internetzugang und die Geschwindigkeit Meetings online zu halten? Brauchen Sie Headsets oder eine Videokamera für die Kommunikation mit dem Team?

Finden Sie heraus, welche Technik benötigt wird und unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter dabei. Eventuell ist es möglich, die Technik, die sonst im Büro genutzt wird, mit nach Hause zu nehmen oder Technik zu verwenden, die Ihre Mitarbeiter bereits Zuhause haben. Da alles im digitalen Umfeld stattfindet, wird auch die Internetverbindung von großer Wichtigkeit: mit Webseiten wie beispielsweise Speedcheck können Sie die Verbindung überprüfen. Skype kann hierbei einen Richtwert für empfohlene Geschwindigkeiten, je nach Bedarf und Personenanzahl, vorgeben

2. Beziehen Sie die IT-Teams frühzeitig und häufig ein

Das richtige Equipment ist wichtig, doch ohne das Wissen der richtigen Implementation von notwendigen Programmen, ist dieses nutzlos. Beziehen Sie daher so früh wie möglich Ihr IT-Team mit in den Prozess ein. Welche Programme werden von den Mitarbeitern benötigt, um in Kontakt zu bleiben? Wie können diese auf den Arbeitsgeräten installiert werden? 

Gerade bei einer plötzlichen Änderung der Arbeitsverhältnisse ist es wichtig, das IT-Team von Anfang an miteinzubeziehen und das Set-up so sauber wie möglich zu gestalten. So sind Sie auch auf eine längere Phase der Remote Arbeit vorbereiten und vermeiden doppelte Arbeiten zu einem späteren Zeitpunkt.

Da es bereits viele Unternehmen gibt, welche schon jahrelang remote arbeiten, gibt es bereit ein breites Spektrum an Programmen, die Ihnen bei der Kommunikation mit dem Team und dem strategischen Arbeiten helfen können.

Hier können Sie eine kleine Auswahl an Beispielen finden, welche sich als produktive Hilfsmittel herausgestellt haben:

  1. Programme zur Video-Kommunikation Online:
    Die Kommunikation spielt eine unglaublich wichtige Rolle, vor allem wenn sie nicht mehr die Möglichkeit haben, persönlich mit Ihrem Team zu sprechen. Oft, auch unbewusst, werden Gespräche im Vorbeigehen in der Firma geführt. Diese fallen nun weg. Unterschätzen Sie daher nicht, die Wichtigkeit dieser Applikationen.

    Auch hier stellt sich die Frage, welche Funktionen Sie innerhalb Ihres Unternehmens benötigen: Wie viele Mitarbeiter sind innerhalb des Anrufs? Wie viel können Sie ausgeben?

    Zwei Programme, welche von Urban Sports Club und den Kunden genutzt werden sind Zoom und Google Hangouts. Beide Applikationen haben einen kostenfreien Modus und erlauben Videoanrufe mit mehreren Teilnehmern zeitgleich. Hierbei gibt es beispielsweise Funktionen wie eine Bildschirmfreigabe, welche es ermöglicht, während eines Videoanrufs einen gemeinsamen Blick auf Projekte und Dokumente zu werfen.

  2. Anwendungen zur Text-Kommunikation: 
    Da nicht alles über Videoanrufe besprochen wird, ist auch die textliche Kommunikation wichtig. Die meisten Unternehmen sind hierbei die E-Mail Kommunikation bereits gewohnt, welche auch weiterhin eine wichtige Rolle spielt. Für die generellen, schnellen Nachrichten gibt es jedoch Programme, die Ihre Unternehmen dabei unterstützen können. Beispiele hierfür sind Slack, Microsoft Teams, Ryver oder Flock. Urban Sports Club nutzt Slack innerhalb des Unternehmens. Dies ermöglicht effizientes Arbeiten innerhalb des Teams und ermöglicht es verschiedene Channel zu eröffnen, gemäß der Themengebiete und Projekte. Hierbei können also die Mitarbeiter schauen, welche Themen für sie relevant sind und werden nicht mit Nachrichten überhäuft.

  3. Kalender Applikationen für Meetings
    Wie bereits oben verdeutlicht, spielt Kommunikation eine sehr wichtige Rolle. Da jeder Mitarbeiter seinen Tag anders koordiniert, ist es wichtig, Meetings zu setzen. Hierbei gibt es verschiedene Anwendungen, wie etwa Meetingbird oder Google Calendar. Urban Sports Club nutzt Google Calendar – es ermöglicht zu sehen, wann welcher Mitarbeiter einen freien Slot hat und so direkt einen Vorschlag an den Mitarbeiter zu senden. Dieser kann den annehmen und wird per E-Mail benachrichtigt oder kann einen Gegenvorschlag machen. Dies integriert direkt Google Hangouts mit im Kalender. Hier sehen Sie einen Vergleich verschiedener Kalender Apps 2020.

  4. Anwendungen für Arbeits- und Projektabläufe
    Die Verwaltung von Projekten über Distanz kann eine große Herausforderung sein, daher können Programme wie Asana unterstützen. Asana erlaubt es Ziele mit Deadlines zu setzen, diese zu Projekten hinzuzufügen und ebenso Mitarbeiten Aufgaben zuzuteilen. Wenn die Projekte nicht auf privat gestellt sind, erlauben Sie Transparenz im Unternehmen und ermöglichen somit eine Übersicht, welche Themen momentan relevant sind. Es gibt auch weitere Anwendungen wie Trello oder Basecamp. Probieren Sie die Applikation aus und schauen Sie, welche Sie präferieren.

  5. Anwendungen zur Zusammenarbeit und Sicherung von Projekten
    Je nach Branche, werden hier verschiedene Programme benötigt. Urban Sports Club nutzt die Google Suit, da so zeitgleich an Projekten gearbeitet werden kann und alles abgedeckt ist – egal ob beim Reporting, Erstellen von gemeinsamen Content oder dem Abspeichern von Materialien für Kampagnen – alles abgedeckt werden kann.

3. Über-Kommunikation mit und innerhalb des Teams

Da Sie nun das richtige Equipment und die notwendigen Programme implementiert haben, kommt es jetzt zur Zusammenarbeit. Wie wichtig Kommunikation ist, konnten Sie wahrscheinlich schon dem letzten Punkt entnehmen. Allerdings möchten wir dies trotzdem nochmal hervorheben. Oft ist man dazu verleitet, kleine Dinge per Mail zu schicken, was durchaus legitim ist – aber vergessen Sie nicht: Ihre Mitarbeiter sind es eventuell gewohnt, menschliche Interaktionen zu haben. Setzen Sie daher regelmäßige Besprechungen für Check Ins in die Terminplaner Ihrer Mitarbeiter – auch wenn es darum geht zu fragen, wie sie mit der Situation klarkommen und wie man eventuell helfen kann. So haben Sie ein Bild, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht und verlieren nicht direkt den Überblick. Kleine Dinge, wie eine online Kaffeepause zusammen, geben dem Team das Gefühl der Zusammengehörigkeit und erlauben es, sich nicht aus den Augen zu verlieren. Dies kann helfen, um den Mitarbeitern das Gefühl der Einsamkeit im plötzlichen Homeoffice zu nehmen. 

4. Mit Flexibilität und internen Kommunikation Mitarbeiter mit Kindern fördern

Viele Ihrer Mitarbeiter stehen zurzeit evtl. vor der Herausforderung, neben dem plötzlichen Homeoffice auch eine plötzliche Kinderbetreuung auf die Beine stellen zu müssen bzw. Die Arbeit rund um die Kinderbetreuung zuhause organisieren zu müssen. Erstellen Sie ein Dokument, mit den wichtigsten Informationen der Rechte und Alternativen. Zeigen Sie Ihren Mitarbeiter klar und deutlich, welche Möglichkeiten Sie innerhalb des Unternehmens haben. Diese können beispielsweise beinhalten:

  1. Urlaubstage, Kinderkrankentage oder unbezahlten Urlaub nehmen
    Jedem Mitarbeiter steht es rechtlich zu, bei Krankheit des Kindes zehn Tage pro Jahr zu nehmen, welche von der Krankenversicherung bezahlt werden. Hierbei muss das Kind jedoch jünger als 12 Jahre alt sein und es darf sich keine andere im Haushalt lebende Person befinden, die sich um das Kind kümmern könnte. In jedem Fall darf nur ein Elternteil Anspruch auf die Kinderkrankentage zeitgleich nehmen. Je nach Anzahl der Kinder variieren diese Regelungen und Zuschüsse. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Mitarbeiter sich bei Fragen  an das HR-Team wenden können.

  2. Flexiblere Arbeitsstunden, Halbtagsarbeit und interne Kommunikation
    Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern die Arbeit mit Kindern Zuhause durch flexiblere Arbeitsstunden. So kann der Arbeitsalltag an den Rhythmus der Kinder angepasst werden durch beispielsweise kürzere Sitzungen, längere Mittagspausen, Halbtagsarbeit oder sogar dem Arbeiten am späten Abend.

    Sie können außerdem einen Kommunikations-Channel für Eltern eröffnen, in dem sich die Eltern in Ihrem Unternehmen zu diesem austauschen und gegenseitig unterstützen können.

5. Vertrauen Sie Ihrem Team, zeigen Sie Verständnis und ermöglichen Sie den Austausch von Tipps

Es klingt simpel und das kann es auch sein. Sie haben Ihre Mitarbeiter einstellt, da sie auf Ihre Kompetenz bauen. Jetzt ist der Zeitpunkt angekommen, es Ihnen zu beweisen. Der veränderte Arbeitsalltag trägt bereits genug neue Herausforderungen mit sich, daher ist es für den Arbeitgeber umso wichtiger auf das Team zu vertrauen, dass die Arbeit erledigt wird. Vergessen Sie jedoch nicht, dass Umstellungen eine gewisse Zeit brauchen. Jeder Mitarbeiter steigert seine Motivation anders, der Austausch von Tipps ist allerdings sehr hilfreich. Innerhalb von Urban Sports Club wurde beispielsweise die Pomodoro Technique als effektive Zeitmanagement Methode vorgeschlagen. Außerdem werden Sportkurse zusammen belegt oder sogar von Mitarbeitern angeboten, um so weiterhin als Team tätig zu sein.

Wir hoffen diese Tipps ermöglichen Ihnen einen guten Start in den plötzlichen Wechsel zum Home Office. 












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